15 conseils pour organiser un voyage d'affaires
L'organisation d'un voyage d'affaires demande une organisation minutieuse pour les parties impliquées. Il est important de considérer certains points comme : l’objectif du voyage, le nombre de participants, les réunions et les événements prévus, le budget ainsi que le matériel nécessaire. Une organisation optimale vous permettra de partir dans les meilleures conditions possibles et d’atteindre vos objectifs. Voici 15 conseils pour vous aider à bien planifier votre voyage d’affaires.
Que dit le cadre légal à propos du voyage d'affaires ?
Un voyage d’affaires peut durer en moyenne entre 3 à 4 jours mais doit toujours être inférieur à 90 jours consécutifs et à moins de 180 jours au total sur une année. Au-delà de cette durée, le salarié est reconnu comme expatrié, exigeant la rédaction d’un avenant au contrat de travail.
L’employeur n’a pas l’obligation de mentionner les voyages d’affaires dans le contrat de travail. Un salarié ne peut donc pas refuser un déplacement professionnel hormis dans certaines conditions (accident, maladie, raison familiale, etc.)
Cependant, si l’entreprise prévoit des voyages d’affaires réguliers pour une fonction en particulier, une clause de mobilité doit être mentionnée afin d’optimiser la gestion des voyages d’affaires pour les collaborateurs (voiture de location, remboursement des frais de déplacements, carte de crédit professionnelle, etc.)
Les entreprises doivent également veiller à respecter les lois en vigueur dans chaque pays de destination, en tenant compte des visas et des assurances nécessaires. Il est également important d'être conforme aux réglementations locales en matière de travail et de déplacement professionnel.
Faire appel à un spécialiste en voyages d'affaires
Faire appel à un spécialiste en voyages d’affaires peut simplifier l'organisation et garantir un service personnalisé. Les spécialistes en voyages d'affaires ont une connaissance approfondie du marché. Ils sont ainsi capables de mieux répondre aux besoins des voyageurs. Ils peuvent également négocier les tarifs pour les réservations de transports et d’hôtels. Contacter un spécialiste en voyages d’affaires vous permettra aussi de gagner du temps dans l’organisation de votre déplacement.
2. Établir une politique de voyage efficace
Chaque entreprise doit avoir une politique de voyages bien définie qui met en avant :
La personne ou le service chargé de la gestion des voyages ;
Le moyen de transport à privilégier ;
Les modalités de remboursement des frais ;
Les justificatifs demandés ;
Les démarches administratives ;
Les outils de gestion et de communication à disposition.
Cela garantit que tous les employés sont informés des attentes et des restrictions et, contribue à une meilleure gestion des dépenses.
3. S’organiser plusieurs semaines à l'avance
Organiser un voyage d’affaires à l’avance est essentiel pour bien préparer un voyage d'affaires. Effectuer une réservation des billets d'avion, d'hôtels et des moyens de transport à l'avance permet non seulement de réaliser des économies, mais aussi de choisir les options les plus adaptées aux besoins professionnels. Cela permet également d’éviter les mauvaises surprises arrivés à destination.
4. Préparer tous les documents de voyage
Vérifiez que tous les documents nécessaires, y compris les passeports, les visas, et les permis de travail, sont à jour. Il est également conseillé de conserver des copies des documents d’identité en cas de perte ou de vol.
5. Privilégier le moyen de transport le plus adapté
Le choix du transport dépend avant tout de la destination, du budget et des préférences des voyageurs. Il est préférable de privilégier le train pour des destinations proches plutôt que l’avion afin de réduire les émissions de CO2. Depuis l’entrée en vigueur de la CSRD, Corporate Sustainability Reporting Directive, visant à établir un rapport de durabilité mettant en avant des indicateurs de performance sur les volets environnementaux, sociaux et de gouvernance, de nombreuses entreprises s’inscrivent dans une démarche RSE.
6. Encourager la Responsabilité Sociétale Environnementale (RSE)
L’empreinte écologique des voyages d'affaires devient une préoccupation croissante pour les entreprises. Encourager des pratiques de voyage plus durables, comme le choix de compagnies aériennes à faible impact pour les voyages à l'étranger ou l'usage des transports publics, peut contribuer à la responsabilité environnementale d’une entreprise.
7. Réserver des hôtels dans des lieux stratégiques
L'emplacement de l'hôtel est important lors d’un déplacement professionnel à l'étranger. Privilégiez des hôtels proches du lieu de travail ou des événements afin de limiter le temps de déplacement et maximiser l'efficacité des collaborateurs. L’utilisation de plateformes dédiées aux voyages d'affaires peut aussi offrir des options d'hébergement optimisées pour les professionnels.
8. Mettre en place une assistance voyage 24/7
Dans le cadre d’un voyage d’affaires, il est important de fournir une assistance 24/7 aux voyageurs. Une société spécialisée dans la gestion des voyages d’affaires comme Navan sera à la disposition des voyageurs durant toute la durée du séjour à l'étranger. Les agents sont disponibles pour répondre à toutes les questions, modifier une réservation de vols ou encore, prendre en charge des frais médicaux, en cas de besoin.
D’après l’article 4121-1 du Code du travail, l’employeur est dans l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. C’est pourquoi, la mise en place d’une assistance joue un rôle clé dans la prévention des risques professionnels.
9. Gérer les frais liés au voyage
Mettre en place un système dédié à la gestion des dépenses est essentiel pour les déplacements professionnels. Cela inclut l'utilisation de cartes d'entreprise qui permettent de simplifier le processus de paiement. Elles permettent également de faciliter l’envoi et le traitement de justificatifs et la soumission des notes de frais pour les collaborateurs et le service RH.
10. Planifier les réunions et rencontres à l'avance
Pour un voyage d'affaires réussi, toutes les réunions et rencontres doivent être planifiées à l'avance. Il est impératif d’optimiser un agenda afin de permettre aux salariés de s’organiser au mieux et d’augmenter leur productivité durant le séjour. Définir les objectifs de chaque rendez-vous ou réunion sert à mieux hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance.
11. Anticiper les imprévus
Bien que essentiels pour le développement des entreprises, les voyages d'affaires sont souvent sources d’imprévus pouvant perturber le bon déroulement du déplacement. La souscription d’une assurance voyage est indispensable pour protéger les salariés en cas d’imprévus. Il est plus judicieux pour un employeur de choisir une assurance groupe entreprise en cas de perte d’un bagage ou un retard de vol ou encore. Afin de passer un agréable séjour lors d’un déplacement professionnel, les voyageurs doivent bénéficier d’une assistance médicale solide, couvrant les frais de rapatriement et d’hospitalisation.
12. Optimiser le temps de travail pendant le séjour
Il est difficile de déterminer précisément le temps de travail d’un employé durant un voyage d’affaires. Avant le départ, le chef d’entreprise peut donner des consignes sur la gestion du temps : le temps de travail attendu, le maximum d’heures qu’il doit travailler, la gestion de ses pauses, etc.
La gestion du temps, lors des voyages d’affaires, n’est pas encadrée par le Code du travail. Les entreprises peuvent néanmoins se référer aux conventions collectives. Dans la convention collective, il est prévu que l’employeur adresse au salarié une lettre de missions dans laquelle sont mentionnées les modalités pratiques.
13. Assurer la sécurité des données
Il est fortement recommandé de se protéger de la cybercriminalité lors d’un voyage d'affaires. L’utilisation d’un VPN sécurisé est à privilégier afin d’assurer une sécurité des données. Les réseaux Wi-Fi gratuits des cafés ou d’autres lieux publics sont souvent propices aux cybermenaces. En cas d’utilisation d’outils digitaux comme les plateformes de gestion des voyages d’affaires, il est important de se tourner vers une solution garantissant une sécurité des données. La solution de gestion des voyages, Navan, garantit à ses clients un programme de sécurité complet, conçu pour lutter contre les attaques et cybermenaces.
14. Prendre en compte les différences culturelles
Quelle que soit la raison du séjour, il est important de tenir en compte les différences culturelles à l'étranger. Lors d’un voyage d’affaires, le voyageur n’agit pas seulement en son nom mais aussi en celui de l’entreprise. Il est donc essentiel de se renseigner à l’avance sur les coutumes locales. Le bon respect des convenances permet ainsi d’établir une relation de confiance avec les clients et partenaires commerciaux potentiels. Cela augmentera également les chances d’atteindre les objectifs de ce voyage.
15. Évaluer le voyage après le retour
Après chaque déplacement professionnel, il est intéressant de planifier une réunion entre les collaborateurs pour échanger sur le séjour, les défis rencontrés et les points d'amélioration. Ce type de réunion valorise l’échange entre les collaborateurs mais contribue aussi à l'amélioration de l'organisation d’un voyage d'affaires.
Organiser un voyage d'affaires nécessite une gestion rigoureuse et une attention particulière aux détails. En suivant ces 15 conseils, vous serez mieux préparé pour planifier des déplacements professionnels efficaces et productifs. Si vous souhaitez dématérialiser vos processus, vous pouvez vous équiper d’une solution de gestion des voyages comme Navan, le logiciel de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais, centré sur l’utilisateur.
